결재 시스템 구축의 핵심 요소와 단계

지난 글에서 결재 시스템이 스타트업 재무 관리에 왜 필수인지 살펴봤습니다. 이번 글에서는 그 중요성을 다시 한번 짚고, 결재 시스템에 포함해야 할 핵심 요소를 정리했습니다. 

결재 시스템을 도입하면 모든 요청·승인·지급 데이터를 한 곳에 모아 입·출금 흐름을 쉽게 파악할 수 있습니다. 그러나 ‘편해진다’는 말만으로는 전자결재 도입을 행동에 옮기기 어렵습니다. 왜 하필 지금 바로 시작해야 할까요? 아래 세 가지 이유가 이를 뒷받침합니다.

1. 돈 새는 구멍을 즉시 막습니다

문서가 메신저·이메일·개인 폴더에 흩어지면 같은 비용이 두 번 나가거나 세금 공제를 놓치기 쉽습니다. 결재 시스템은 모든 지출 요청이 한 통로로만 흐르도록 만들어 이런 손실을 사전에 차단합니다.

2. 투자·세무 요청에 즉각 대응합니다

투자 실사나 세무 조사에서 “이 비용의 근거를 보여 달라”는 질문이 들어옵니다. 결재 시스템에 증빙이 이미 모여 있으면 클릭 한 번으로 효율적으로 자료를 찾고 손쉽게 제출할 수 있습니다. 

3. 월말 야근이 사라집니다

승인부터 지급까지의 로그와 증빙이 정확하고 일관되게 기록되므로, 마감 전날 ‘영수증 찾기 야근’을 줄일 수 있습니다. 

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피네스트양원석

결재 시스템이란?

돈을 쓰기 전에 허락을 받고 → 돈을 쓴 것에 대한 증빙을 남기고 → 모든 과정을 기록으로 남기는 프로세스입니다.

어떤 솔루션을 쓰더라도 핵심 원리는 같습니다.

• 경비 관리 SaaS (플렉스, 비즈박스, 스펜딧, 비즈플레이 등)
• ERP·회계 솔루션
• 스프레드시트 (구글 시트, 노션 등)

도구는 다르지만 ‘허락 → 증빙 → 기록’이라는 구조만 지키면 됩니다.

1) 요청하기

팀원은 “무엇에 얼마를 쓰겠다”는 내용을 작성하고, 계약서, 세금계산서, 견적서와 같은 증빙자료가 이미 있다면 파일을 첨부합니다. 요청 문서에 고유 요청 번호(예: R‑2025‑001)를 붙이면 나중에 쉽게 찾거나 참고할 수 있습니다. 

2) 승인받기

팀장이나 대표가 요청 문서를 열어 첨부된 증빙을 확인하고 승인(또는 반려)을 표시합니다. 이렇게 하면 ‘말로만 승인했다’는 모호함이 사라집니다.

3) 지급 요청하기 

승인이 완료되면 지급 요청서를 작성합니다. 지급 요청서에는 거래처 정보·금액·증빙 문서 등을 포함해야하고, 이를 재무팀이 확인하고 실제 이체를 실행합니다. 지급 내역은 장부에 기록돼 월말 보고에 반영됩니다.  

놓치면 안되는 포인트

1) 요청 문서의 입력 구조 설계

• 고유 요청 번호, 날짜, 거래처, 금액, 승인자, 증빙 URL 같은 필드를 만듭니다.

2) 지급 요청서 설계

• 거래처 정보, 금액, 지급 예정일, 관련 증빙 링크를 한 장에 모은 ‘지급 요청서’ 양식을 만듭니다. 재무팀이 이 양식을 보고 바로 이체할 수 있도록 필드를 표준화합니다.

3) 전결규정 작성

• 방금 정한 승인 라인을 표로 만들어 ‘누가 얼마까지 허락할 수 있는지’ 명확히 합니다.
• 예를 들어 50 만원 이하는 팀장, 그 이상은 대표가 승인하도록 금액 구간을 정한다 등 

4) 경비규정 작성

• 허용·금지 비용 목록과 필요한 증빙 종류를 문서로 정리합니다. 
• 예를 들어 식대는 월 20만으로 규정한다 또는 세금계산서 첨부가 있어야 지급이 완료 된다 등

결재 시스템이 가져다주는 변화

결재 시스템이 자리 잡으면 가장 먼저 재무 정보의 투명성이 확보됩니다. 내부 관리 목적이나 추가로 투자자나 감사인에게 지출 기록을 최대한 즉각적으로 보여 줄 수 있어, 추가 자료 요청이나 의심을 최소화할 수 있습니다. 

다음으로 업무 속도가 빨라집니다. 승인부터 지급까지의 로그가 꾸준히 누적되기 때문에 세금 마감 전날에도 야근하며 서류를 찾을 필요가 없습니다. 

마지막으로 안심이 생깁니다. 모든 팀원이 "돈이 어디로, 왜 나갔는지"를 한눈에 확인할 수 있어 불필요한 질문과 혼란이 사라집니다.

피네스트는 이렇게 지원합니다

• 현 상태 점검 놓치는 흐름과 중복 입력을 찾습니다. 
• 규정 작성 전결·경비 규정을 설정하는 것을 도와드립니다. 
• 시스템 셋업 결재 프로세스의 초기 설정을 도와드립니다. 
• 사후 점검 실제 사용 데이터를 살펴보고 개선점을 찾고 실행합니다.